Comment gérer correctement un bureau

Pour beaucoup, le désir de travailler à domicile s’est dissipé. Il ne nous reste plus qu’à trouver le meilleur des deux mondes : le travail flexible. Mais il peut être difficile de trouver un moyen de gérer correctement un bureau de ce style.

L’organisation est la clé

Il a toujours été important de rester organisé dans n’importe quel type de bureau. Cependant, c’est encore plus important lorsque vous autorisez le travail flexible. Le travail flexible signifie que vous n’aurez plus un accès facile aux employés — au lieu de vous rendre à leur bureau, vous devrez passer un appel. Et même si vous passez un appel, vous n’êtes pas totalement sûr qu’ils seront en mesure d’être à l’autre bout du fil. Afin de garder les choses organisées, essayez ce qui suit :

• Attribuez clairement les responsabilitésL’une des choses les plus courantes que certains bureaux omettent de faire est d’attribuer clairement les responsabilités. Il est particulièrement important de le faire dans un environnement de travail flexible. Pourquoi? Imaginez la situation :Vous avez confié une tâche à une équipe de collègues. Lorsque vient le moment de soumettre la tâche, vous allez voir l’équipe. Un collègue dit que c’était la responsabilité d’un autre, un autre dit que c’était celle d’un autre… Ajoutez à ça le fait de devoir joindre les employés qui travaillent à domicile ce jour-là. Ne pas attribuer les responsabilités de manière claire peut être désastreux pour votre organisation.
• Demandez à vos employés de se rendre disponibles à certaines heures de la journéeIl n’y a rien de pire que de ne pas pouvoir joindre la personne que vous devez contacter au plus vite. Faire en sorte que les employés soient disponibles à certaines heures de la journée peut grandement aider en termes de communication au bureau. Par exemple, si un employé travaille à domicile, faites-lui savoir qu’il doit être en veille de 13 h à 15 h au cas où quelqu’un aurait besoin de le contacter. 

Gardez tout à jour

Si vous voulez que votre entreprise se développe, il est important que vous gardiez tout à jour. Ça signifie utiliser des technologies stables et pouvant être maintenues sur de longues périodes. Ça peut impliquer la mise à jour régulière des systèmes d’exploitation et l’utilisation d’applications qui rendent le travail flexible plus facile à gérer. La technologie étant probablement le principal outil de communication, vous en aurez besoin pour maintenir un espace de bureau organisé. 

Vous devez également suivre l’actualité dans votre domaine/industrie. Surveillez de près la concurrence et voyez si vous ne devriez pas adopter certaines des pratiques qu’elle utilise et qui fonctionnent pour elle. Il est toujours bon d’avoir l’esprit ouvert si vous voulez continuer à développer votre entreprise.

Garder tout à jour signifie également s’assurer que vos employés sont formés aux dernières technologies et aux dernières formations. Pour que votre entreprise soit prête à se développer, votre équipe doit l’être aussi. Offrez des incitations aux employés pour qu’ils poursuivent leur formation — ça leur sera bénéfique en termes de performance et de productivité et ils se sentiront également plus épanouis. 

Gérez correctement les équipes à distance

La gestion d’équipes à distance étant un phénomène relativement nouveau sur le marché du travail, il peut être difficile d’y exceller dès le départ. Bien qu’il soit difficile de s’y retrouver au début, ce n’est pas impossible. Souvent, il suffit de changer de perspective. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Planifiez des contrôles quotidiens

  Les contrôles quotidiens sont essentiels pour tenir vos employés au courant des affaires courantes de l’entreprise. Bien que de nombreuses vérifications puissent sembler inutiles, il est toujours préférable de surcommuniquer que de ne pas communiquer suffisamment. Ça permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et aux différents services de se communiquer des idées. Chaque département doit rester connecté si vous voulez que votre entreprise prospère.

• Utilisez votre technologie de pointe

  Il est absolument essentiel que les employés utilisent la technologie pour communiquer. Pour les réunions quotidiennes, vous pouvez utiliser des applications telles que Google Meets, Zoom ou Microsoft Teams. Pour communiquer des tâches qui ne nécessitent pas nécessairement une vidéoconférence, abandonnez le courriel et optez pour quelque chose de plus efficace comme ProofHub ou Slack, qui offrent la possibilité de discuter avec un groupe ou de disposer de salles de discussion spécifiques. Ces outils feront de la collaboration un jeu d’enfant!

• Soyez flexible

  Si vous envisagez d’intégrer le travail flexible dans votre entreprise, vous devez apprendre à être flexible. L’avantage du travail à domicile est qu’il vous permet de fixer vos propres horaires. Ça facilite grandement la gestion des affaires personnelles. Chaque employé a des circonstances et des styles de travail uniques. Il est important pour un gérant d’être flexible et de faire preuve d’empathie en respectant les limites entre vie professionnelle et vie privée. Sinon, vous risquez de perdre un membre essentiel de l’équipe et d’avoir du mal à gérer le roulement du personnel.

Garder le moral

Maintenir le moral est extrêmement important, surtout ces dernières années. Les gens doivent encore s’habituer à travailler à domicile, à s’occuper de leur famille et à entretenir leurs relations amicales pendant une pandémie. Plus vous essayez d’améliorer le moral, plus les employés seront heureux d’aller au travail et plus ils seront productifs. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour améliorer le moral :

• Mettez l’accent sur le mentorat

  Personne n’aime être critiqué pour le travail qu’il fait si ça n’est pas fait de manière constructive. Au lieu de jouer les dictateurs, essayez d’être un mentor. Demandez-lui de réaliser une tâche et dites-lui que vous la reverrez avec lui une fois qu’il l’aura terminée pour lui montrer ce qu’il doit améliorer. Il aura ainsi l’impression que vous vous intéressez à son développement, et il accordera beaucoup plus d’importance à votre contribution.

• Encouragez l’interaction sociale

  Deux têtes valent toujours mieux qu’une! Plus vous encouragez l’interaction sociale sur le lieu de travail, plus votre équipe sera collaborative. Plus votre équipe est collaborative, plus elle est susceptible d’obtenir de meilleurs résultats. Lorsqu’ils travaillent à domicile, beaucoup d’employés ont tendance à se sentir isolés et ça peut nuire à leur santé mentale. En encourageant l’interaction sociale, vous ferez en sorte que votre équipe soit heureuse. Plus ils seront heureux, plus ils se sentiront épanouis dans leur travail.

• Prenez soin de vos employés

  Prendre soin de vos employés implique de s’occuper d’eux aussi bien au bureau qu’en dehors. Ça implique également de prendre soin de leur santé mentale et de leur santé physique. Le meilleur moyen d’y parvenir est de leur fournir un mobilier qui favorise le mouvement et une bonne posture. Des études montrent que le mobilier ergonomique, c’est-à-dire le mobilier qui peut être adapté à chaque utilisateur, contribue à réduire le risque de troubles musculo-squelettiques et de maladies cardiovasculaires. Vos employés seront donc plus à l’aise et heureux puisqu’ils ne rentreront pas chez eux avec des maux de dos et le syndrome du canal carpien. Ils se sentiront également valorisés. Plus vos employés sont heureux, plus ils seront productifs!Investissez donc dans du mobilier ergonomique sur le lieu de travail et offrez à vos employés des réductions s’ils souhaitent acheter du mobilier de bureau pour leur domicile. Les meubles ergonomiques les plus courants et les plus efficaces sont les bureaux assis-debout qui vous permettent d’alterner entre le travail debout et le travail assis et les chaises ergonomiques qui sont entièrement personnalisables en fonction de la taille et des proportions du corps de l’utilisateur. Si votre entreprise est relativement nouvelle et que vous ne pouvez pas vous permettre d’acheter du matériel tout neuf, envisagez de commencer par des accessoires ergonomiques comme des supports d’ordinateur réglables et des plateaux à clavier. 

Suivez ces conseils et vous n’aurez plus jamais à faire face à une rotation du personnel ou à des baisses de productivité dans votre entreprise! Vous serez une entreprise que les concurrents admireront.